-المهام والواجبات:

1- الإشراف على اداء العمل لمنتسبي الشعبة ومتابعة نشاطاتهم وتوزيع المهام حسب الوحدات بما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه .

2- صياغة الخطط والبرامج لعمل الشعبة ومتابعة تنفيذها .

3- الاطلاع على البريد الوارد للشعبة واحالتة الى الوحدة المختصة .

4- الاجابة على استفسارات المعهد فيما يتعلق بتطبيق الانظمة والتعليمات الادارية .

5- تحديد نقاط الخلل في الاداء الاداري للمعهد وتحديد حجم الفجوة في الاداء .

6- مخاطبة الجامعة وتحديد اطر العمل المطلوبة لانجاز المعاملات الادارية .

7- تقييم اداء العاملين في الشعبة ورفعه للجهات ذات العلاقة بعد مناقشة المنتسبين حول اداءهم .

8- اعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى الجامعة التقنية الوسطى في مختلف المجالات .

9- متابعة انجاز قاعدة بيانات محدثة خاصة بالتدريسيين والفنيين والاداريين والبنى التحتية للمعهد.

10- عضوية اللجان ذات العلاقة داخل المعهد.

11- اقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في الشعبة الاداريــة.

12- تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والادارية والفنية ضمن نطاق اختصاص الشعبة .

13- التوصية بأقامة الدورات التدريبية اللازمة لمنتسبي الشعبة

-تتكون الشعبة من الوحدات الاتية:-

أولا:- وحدة الموارد البشرية:

المهام والواجبات

1- اصدار الاوامر  الادارية الخاصة بالمنتسبين من التدرسيين والفنيين والاداريين(النقل /التنسيب/العلاوات/الاجازات /والاجازات المرضية والاعتيادية/وتغير العناوين/ وتحرير الكتب الرسمية.

2- تهيئة وتحديث سجلات الخدمة

3- تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين وبالتنسيق مع الجامعة.

4- الاجابةعلى الكتب الواردة من الجامعة ومن دوائر الاخرى

5- متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها

6- انجاز المعاملات الخاصة بالتعين واعداد دفاتر الخدمة.

7- ادخال برنامج متكامل عن الفنيين يشمل المعلومات اللازمة لانجاز اعمال الفنيين بالصورة الصحيحة في الحاسوب (بيانات تعريفية)

8- اعداد استمارات العلاوات السنوية وتثبيت المعلومات المطلوبة عليها وارسالها الى الاقسام العلمية لغرض التقييم ومن ثم ارسالها الى السيد العميد وبعدها اصدار الامرالاداري بمنح العلاوة

9- اصدار اوامر الانقطاع عن الدوام الرسمي (التغيب بدون الراتب) ومتابعة المباشرة بعد الانقطاع

10- اصدار اوامر الاستقالة من الوظيفة بناءا “على طلب المنتسب او اعتباره مستقيلا” من الوظيفة اذا انقطع عن الدوام الرسمي لمدة عشرة ايام متتالية

11- اصدار اوامر الاجازات الاعتيادية والمرضية وصحة صدور التقارير الطبية

12- اعداد سجلات منظمة بالاجازات الطويلة والمنسبين من والى معهدنا والاجازات الدراسية والمتغيرات كافة

13- حضوراجتماعات لجنة التسيكن في الجامعة التقنية الوسطى وانجاز التسكين الخاص بالفنيين لكل عام وفي بعض الاحيان يكون الحضور شهريا

14- تهيئة المتغيرات ومتعابتها لكل فني وارسال نسخ منها الى لجنة التسكين في الجامعة.

15- اصدار اوامر الشكروالتقدير والمكافات المالية التي توصي بها السيد العميد

ثانيا:- وحدة الملاك والتقاعد

-المهام والواجبات

1- عمل إحصائية لمنتسبي المعهد كافة شهريا.

2- عمل إحصائية بالمتغيرات كل ثلاثة اشهر

3- تدوين المعلومات في سجل الخطة لكافة المعهد

4- الإجابة على كتب الواردة من الجامعة

5- متابعة المنتسبين المنسبين داخل وخارج المعهد

6- متابعة سجل التسرب

7- متابعة استمارات النزاهة واستمارت بنك المعلومات سنويا

8- متابعة إصدار الهويات إلى المنسبين بالتنسيق مع الجامعة

9- اصدار الاوامر الجامعية بالاحالة على التقاعد بناءأً على طلب الموظف من غير بالغي السن القانوني أو الاسباب الصحية.

10- تمديد الخدمة الوظيفية للموظفين من غير التدريسين بعد استحصال الموافقات اللازمة لذلك .

11- تدقيق طلبات اضافة الخدمات وعرضها على اللجنة المشكلة لهذا الغرض واستحصال الموافقة الرسمية على محضرها ومن ثـم اصدار الامر الاداري اللازم لذلك وارسالها الى الجامعة

12- ارسال معاملة تقاعد منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية من خلال مخول بذلك لغرض منحه الحقوق التقاعدية .

13- تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد لرواتب الاجازات المتراكمة والمكافأة التقاعدية ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها ووفقاً لقانون التقاعد الموحد ومواد قانون الخدمة الجامعية الخاصة بذلك .

14- متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المعهد الى هيأة التقاعد الوطنية بالتنسيق مع قسم الشؤون المالية في المعهد.

15- احالة طلبات المنتسبين الى هيئة الجامعة التقنية الوسطى لكافة الاوامر(طلب اجازة اعتيادية براتب او بدون راتب/نقل /تنسيب /احالى الى التقاعد استقالة…………الخ

ثالثا:- وحدة التوثيق

-المهام والواجبات

1- حفظ الأوامر الإدارية الصادرة من ذاتية التدريسيين والفنيين والاداريين

2- تنظيم الاضابير الخاصة بالمنتسبين من التدريسيين والفنيين والاداريين

3- تزويد ذاتية الفنيين بالمعلومات الخاصة بالمنتسبين

4- حفظ البريد الخاص بالمنتسبين بشكل يومي

5- تنظيم السجلات التعريفية بالأضابير وفهرستها

6- فهرست الاضابير لمنتسبي المعهد

7- تزويد وحدة الملاك والتقاعد بالمعلومات الخاصة بالمنتسبيين من التدريسيين والفنيين والاداريين

8- تنظيم سجلات الصادرة

9- تنظيم سجلات الواردة

10- توزيع البريد على الاقسام والوحدات والشعب كافة في المعهد

11- توزيع البريد الى خارج المعهد

12- توزيع الوارد من الجامعة التقنية الوسطى ومن الدوائر الاخرى

13- تنظيم سجلات توزيع البريد

14- حفظ الاوامر الادارية الرسمية

15- حفظ الكتب الصادرة والملفات الدوار

16- عمل سنكر لكتب المباشرة والاستقالة والاعادة وتثبيت العمرواخر راتب واجازات بدون راتب لكل المنتسبين في المعهد وخزنها في الحاسبة

17-المسؤولية عن جهاز البصمة الالكترونية واعداد تقاريرها المطلوبة .

رابعا:- وحدة الخدمات والصيانة

-المهام والواجبات

1- ادارة اعمال سائقي المركبات الخاصة بالمعهد وتوفير البانزين والزيوت لكافة السيارات المستلمة من قبل سائقي السيارات او الموظفين .

2- متابعة تصليح السيارات من قبل لجان وتوفير الادوات الاحتياطية اللازمة لها .

3- متابعة الواجبات

4- القيام بتنظيف مبنى المعهد بواسطة عمال مؤقتين ورصد المبالغ اللازمة لهم.

5- صيانة بناية المعهد.

6- صيانة اجهزة التبريد ( نصب , تصليح )

7- صيانة المبنى الداخلي صيانة الاثاث , صيانة كهربائيات ( تاسيس , نصب , انارة )

8- صيانة بيئة المعهد وتشمل صيانة الحدائق.

9- صيانة مولدة المعهد وتوفير الكاز .

10- تشكيل لجان داخلية وخارجية للقيام باعمال مختلفة من فحوصات وتصليح اضافة الى لجنة المشتريات .

11- تاسيسات صحية لكافة مرافقات المعهد .