مسؤول الشعبة : سلام عباس ناجي – البريد الرسمي للشعبة [email protected]
شعبة المتابعة هي وحدة إدارية ، تهتم بالأمن والنظام وتأمين الحرم الجامعي وتفتيش الدخول والخروج تتولى شعبة المتابعة في الكلية التدقيق الامني للعاملين في الكلية واعداد قاعدة بيانات موحدة للموظفين وادخال معلومات وتدقيق الهويات وطباعتها ومتابعة خفارات الدفاع المدني واستقبال المراجعين والزائرين والاتصال بالمعنيين لإبلاغهم عن وجود زائر او مراجع وتدوين المعلومات الخاصة بالزائرين في سجل خاص والتنسيق المشترك مع قوة حماية المنشآت لتسهيل دخول العجلات التابعة للكلية والزائرين وتنفيذ التعليمات الصادرة من الجامعة ومتابعتها بهدف تامين الامن في الكلية .
مهام شعبة المتابعة
مراقبة الأداء: مراقبة تنفيذ الخطط والبرامج وفق الجداول الزمنية المحددة.
إعداد التقارير: إعداد التقارير الدورية عن مدى التقدم والمشكلات المحتملة، وتقديمها للجهات المعنية.
المشاريع: متابعة تنفيذ المشاريع والتدقيق الفني والمالي لتحديد نسبة الإنجاز وتقديم الحلول للمشكلات.
القضايا الإدارية: متابعة التشريعات واللوائح المنظمة للعمل واقتراح تعديلها، ومعالجة الشكاوى والاستفسارات الواردة.
الوحدات التابعة للشعبة
وحدة الاستعلامات
تُعد نقطة الاتصال الأولى المراجعين ، وتتولى المهام التالية:
استقبال وتوجيه الزوار: استقبال الأشخاص القادمين إلى المؤسسة وتوجيههم إلى الأقسام أو الموظفين المعنيين.
تقديم المعلومات: الرد على الاستفسارات العامة سواء شخصياً أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، وتوفير المعلومات اللازمة حول خدمات الكلية وإجراءاتها.
تنظيم المواعيد: في بعض الحالات، قد تساعد في تنظيم وحجز المواعيد.
إدارة السجلات والبريد: استلام وتوزيع البريد اليومي ومسك السجلات الخاصة بالاستعلامات.
وحدة الدفاع المدني
تُعنى بضمان السلامة العامة وحماية الأرواح والممتلكات من المخاطر والكوارث:
الوقاية من المخاطر: التأكد من توفر مستلزمات السلامة مثل أجهزة إنذار ومكافحة الحريق، أبواب الطوارئ، وخراطيم المياه.
الإطفاء والإنقاذ والإسعاف: القيام بعمليات الإطفاء الأولية في حال وقوع حريق، وتنفيذ عمليات الإنقاذ والإسعافات الأولية عند الحاجة.
وضع خطط الطوارئ: إعداد وتطبيق خطط الطوارئ والإخلاء لمواجهة الكوارث المحتملة، وتدريب العاملين عليها.
التنسيق مع الجهات الخارجية: التنسيق مع مديرية الدفاع المدني الرسمية والجهات الأخرى لضمان الاستجابة الفعالة للطوارئ.
وحدة المتابعة
تُعنى بضمان سير العمل وفق الخطط والإجراءات المعتمدة، وتشمل مهامها:
متابعة المعاملات والخطابات: متابعة سير المعاملات الهامة والمستعجلة داخل الأقسام المختلفة لضمان إنجازها في الوقت المحدد.
الإشراف على تنفيذ المهام: التأكد من قيام الوحدات الأخرى (مثل وحدة الدفاع المدني والحراسات) بواجباتها وتأمين الحماية اللازمة للافراد .
جمع المعلومات والتقارير: إعداد تقارير دورية حول سير العمل والمستجدات ورفعها للإدارة العليا.
تحسين وتطوير الأنظمة: العمل على تطوير وتحسين برامج وأنظمة المتابعة المستخدمة.
