مسؤول الوحدة : زهراء صالح حسين البريد الرسمي للوحدة [email protected]
هي شعبة إدارية متخصصة في الكلية تتولى هذه الوحدة مسؤولية إدارة وتوثيق جميع المراسلات الرسمية، مع تركيز خاص على ضمان السرية والوصول السريع للمعلومات.
المهام الرئيسية
تتضمن المهام الأساسية للوحدة ما يلي:
استلام وتصنيف البريد:
استلام جميع الكتب والمعاملات الرسمية الواردة إلى الكلية وتصنيفها حسب الجهة المعنية.
التسجيل والتوثيق:
تسجيل جميع المراسلات (الواردة والصادرة) في سجلات دقيقة وآمنة لضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
التوزيع:
توزيع المراسلات على الأقسام والوحدات المختصة داخل الكلية بعد عرضها على المسؤولين المعنيين (مثل العميد أو رئيس القسم ) للتوجيه.
إرسال المراسلات الخارجية:
إرسال الكتب والمخاطبات الرسمية الصادرة من الكلية إلى الجهات الخارجية.
الحفاظ على السرية (القلم السري):
التعامل بشكل خاص مع المراسلات والمستندات الهامة أو السرية للغاية، والإجابة عليها مباشرة من مكتب المسؤول الأول ومتابعة إجاباتها وحفظ نسخ منها في مكان آمن.
الأرشفة:
أرشفة جميع المراسلات والوثائق، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، بطريقة تضمن الحفاظ على سريتها وتنظيمها.
