وحدة الصادر والوارد (أو قسم إدارة المراسلات) هي قسم حيوي في أي مؤسسة إدارية، يلعب دوراً محورياً في تنظيم حركة وتدفق جميع الوثائق والمستندات الرسمية داخل المؤسسة وخارجها.
المهام الرئيسية لوحدة الصادر والوارد
تتولى هذه الوحدة مجموعة من المهام لضمان الدقة في التوثيق والسرعة في إنجاز المراسلات:
تنظيم الاتصالات: تنظيم كافة الاتصالات الإدارية وتسهيل تبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومع الجهات الخارجية.
استلام وتسجيل الوارد: استقبال جميع الوثائق الرسمية والمراسلات التي ترد إلى المؤسسة (مثل الفاكسات، الكتب الرسمية، البريد الإلكتروني، وغيرها) وتسجيل بياناتها بدقة في سجل خاص (سجل الوارد)، مع إعطائها رقماً وتاريخاً محدداً.
تسجيل الصادر: تسجيل جميع المراسلات والوثائق التي تصدر أو تخرج من المؤسسة إلى جهات خارجية في سجل خاص (سجل الصادر)، مع توثيق بياناتها وإعطائها رقماً وتاريخاً.
الأرشفة والحفظ: أرشفة جميع المراسلات والوثائق، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، بطريقة منهجية ومنظمة لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.
التوزيع والمتابعة: توجيه المراسلات الواردة إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين داخل المؤسسة لمتابعتها واتخاذ الإجراءات اللازمة، ومتابعة إرسال المراسلات الصادرة إلى الجهات الخارجية.